Schakel025 is een platform waar we onze kennis over de zakelijke en organisatorische kant van werken in de kunst- en cultuursector met je delen. Het platform wordt regelmatig aangevuld of geüpdatet met nieuwe informatie of actuele ontwikkelingen. Mis je iets? Neem contact op met de directeur!

Onderdeel van Schakel025 is de subsidieregeling Stroomversneller en het Firestartfonds

Ik zoek
Info Over

Specificeer

Specificeer

Geen resultaten gevonden, selecteer meer categorieën

Of probeer andere zoekwoorden in de zoekbalk

Geen resultaten gevonden, selecteer meer categorieën

Park Open 2017 ©Johan Slaghuis

Declareren

Declareren kan je leren, zeker met behulp van dit artikel! Soms komt het voor dat je onkosten maakt voor werkzaamheden die je verricht. Dat geldt zowel voor mensen die in loondienst werken als voor zzp-ers. Het begint altijd met het maken van goede afspraken met je werkgever of opdrachtgever. Daarin bespreek je welke kosten je mag declareren en tegen welk bedrag. Zorg dat je dit altijd vooraf bespreekt, want het kan een lastiger gesprek worden wanneer je achteraf met verrassingen aankomt.

Het maken van goede afspraken

Bij het declareren heb jij een belang en de opdrachtgever of werkgever ook. Het is belangrijk dat je niet tegenover elkaar komt te staan wanneer je een verschil van mening hebt over bijvoorbeeld de hoogte van het te declareren bedrag. Zorg daarom altijd dat je voorafgaand aan het dienstverband of het starten van de opdracht afspraken op papier hebt staan. Anders kan het voorkomen dat je zelf uitgaven hebt voorgeschoten terwijl je ze later niet terug kunt krijgen.

Daarnaast moet een declaratie altijd goed onderbouwd kunnen worden voor de Belastingdienst. Als zij geen zakelijke noodzaak zien voor de declaratie, dan kan het zijn dat ze het als loon in natura beschouwen. Dat is vervelend want reken maar dat ze er dan ook belasting over betaald willen hebben. Kijk voordat je de afspraken gaat maken ook altijd of er iets over beschreven staat in een cao, als die er is voor jouw beroepsgroep of werkveld.

Declareren als werknemer

Wanneer je in loondienst werkzaam bent, heb je te maken met een werkgever en daar maak je aparte afspraken mee over het declareren van bepaalde kosten. Veelal worden de bepalingen hieromtrent opgenomen in de arbeidsovereenkomst. In sommige gevallen wordt daarbij uitgegaan van de geldende afspraken binnen de cao in jouw beroepsgroep of werkveld. Bespreek dat goed met jouw werkgever zodat er geen misverstanden over ontstaan. Mogelijke kosten die gedeclareerd kunnen worden.

  • Reiskosten;
  • Woon-werkverkeer;
  • Verblijfkosten;
  • Parkeerkosten;
  • Telefoonkosten;
  • Overige kosten.

Eigen beleid per bedrijf

Ieder bedrijf heeft zijn eigen beleid aangaande declareren. In totaal mag je over twee jaar gezien maximaal 1,4% van je brutoloon declareren. De werkgever kan er ook voor kiezen om deze 1,4% bij je loon op te tellen en dit ongezien uit te keren. Dat scheelt een hoop werk met bonnetjes. Daar staat tegenover dat er niet meer per uitgave gekeken wordt naar wat terecht gedeclareerd wordt.

Manier van declareren door werknemers

Het verschilt ook per bedrijf hoe declaraties ingediend kunnen worden. Zo kan een werkgever vragen om zelf een kostenoverzicht bij te houden of ze vragen om jouw precieze reiskosten bij te houden. Soms wordt er een gemiddelde genomen op basis van een langere periode. De meeste werkgevers hebben ook een eigen vorm van een declaratieformulier.

Declareren als zelfstandige

Ook wanneer je als zelfstandige werkzaam bent en je gaat aan de slag met een opdracht voor een ander bedrijf of organisatie, kan het zijn dat je kosten gaat declareren. Per opdracht maak je daar aparte afspraken over. Die kan je in de offerte meenemen en in de samenwerkingsovereenkomst, of modelovereenkomst, opnemen. Kijk ook altijd even of er iets beschreven staat in een cao als die beschikbaar is.

Als zelfstandige declareer je vaak geen woon-werkverkeer. De opdrachtgever verwacht over het algemeen dat je die voor jouw eigen rekening neemt. Hetzelfde geldt in de regel voor telefoonkosten en het gebruik van internet en dergelijke. Uiteraard kan je daar in onderling overleg wel van afwijken. De dingen die je declareert hebben over het algemeen direct betrekking op de kosten die voor dat specifieke project maakt. Je kunt aan de volgende soorten kosten denken.

  • Reiskosten;
  • Verblijfkosten;
  • Parkeerkosten;
  • Projectkosten;
  • Materiaalkosten;
  • Inhuur apparatuur;
  • Inhuur van derden (andere mensen die nodig zijn om de opdracht te realiseren).

Manier van declareren door zzp-ers

De manier van declareren is afhankelijk van wat je afspreekt met jouw opdrachtgever. In overleg kan je daarvoor een declaratieformulier gebruiken. Meestal heeft de opdrachtgever daar een eigen formulier voor. Wij hebben op deze website ook een voorbeeld klaar staan voor je. Die kan je gebruiken wanneer je zelf opdrachtgever bent of wanneer degene die jou inhuurt er nog geen heeft.

Echter, je hoeft geen gebruik van een declaratieformulier te maken. Je kunt gemaakte kosten ook opnemen op de factuur. Soms is dat per saldo zelfs voordeliger, na de btw-verrekening. Bespreek dit wel altijd van te voren, ook al weet je nog niet wat de precieze uitgaven gaat zijn. Op basis van ervaringen van jezelf of anderen kan je wel een schatting opnemen in jouw offerte. Dat wordt ook wel een stelpost genoemd. Zo weet je opdrachtgever dat er kosten aan zitten te komen en met welke bedragen hij of zij rekening kan houden.

Declareren en de administratie

Zorg wel dat je voor de uitgaven die je doet de bonnetjes en facturen goed in je administratie opneemt. Anders ziet de belastingdienst de kosten die je aan de opdrachtgever factureert winst. Daar betaal je dan (extra) belasting over en dat is natuurlijk zonde.

Mocht je vanuit jouw expertise zelf over kennis beschikken die bij dit onderwerp zou passen, of zie je mogelijkheden tot de verbetering van deze tekst, dan zien we jouw bericht graag tegemoet via info@schakel025.in.

Meer kennis over Personeel en arbeid

Code Diversiteit en Inclusie

Dit artikel heeft betrekking op de Code Diversiteit en Inclusie, geschreven voor de culturele en creatieve sector....lees meer →

Divers en inclusief werven

Diversiteit en inclusie is een onderwerp dat steeds meer aandacht krijgt in de cultuursector én daarbuiten. Het...lees meer →

De arbeidsongeschiktheidsverzekering

In dit artikel gaan we in op de arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV) voor mensen die (deels) als zzp’er werkzaam...lees meer →

Download – format bestuursreglement

Op deze pagina kun je een voorbeeld van een bestuursreglement downloaden. Hierin worden de afspraken opgenomen die...lees meer →

Weten wat je waard bent

Als je dit artikel gelezen hebt, kan je gemakkelijker voor jezelf te weten wat je waard bent...lees meer →

Ontwikkelbudget voor werknemers en zelfstandigen

Het is belangrijk om in jezelf te blijven investeren. Maar opleidingen, trainingen en coachingstrajecten kunnen soms flink...lees meer →

Energie & Veerkracht: inspiratie en verdieping

In het voorjaar van 2021 staan een aantal programma’s van de Cultuur Academy en Schakel0205 in het teken van...lees meer →

Belangenbehartigers en brancheorganisaties

In dit artikel vind je alle Belangenbehartigers en brancheorganisaties die we hebben kunnen vinden. Daarbij zijn we enorm...lees meer →

Gezond en veilig werken

Dit artikel heeft betrekking op gezond en veilig werken binnen jouw beroep. Daarbij gaat het er niet...lees meer →

Download – Voorbeeld modelovereenkomst individuele artiest

Op deze pagina vind je een link naar een voorbeeld van een modelovereenkomst voor een individuele artiest....lees meer →

De modelovereenkomst

Dit artikel gaat over de modelovereenkomst die je als zzp-er nodig kan gaan hebben in het verband...lees meer →

De artiestenregelingen

In dit artikel gaan we in op de artiestenregelingen zoals de kleinevergoedingsregeling en de kostenvergoedingbeschikking. Wanneer je...lees meer →

Download – Voorbeeld modelovereenkomst gezelschap

Op deze pagina vind je een link naar een voorbeeld van een modelovereenkomst voor een gezelschap artiesten....lees meer →

Code Fair Practice

In dit artikel gaan we in op de Code Fair Practice. Dit is een gedragscode voor ondernemen...lees meer →

Hoe bepaal ik mijn tarief?

Dit artikel gaat over het bepalen van de hoogte van een vergoeding die je ontvangt voor jouw...lees meer →

Download – Voorbeeld stageovereenkomst

Op deze pagina vind je een voorbeeld van een stageovereenkomst. Deze heb je nodig als je een...lees meer →

Medewerkers in loondienst

Dit artikel is bedoeld voor bedrijven die medewerkers in loondienst hebben of die stap willen gaan zetten....lees meer →

Werken met zzp-ers

Dit artikel gaat over het werken met Zelfstandigen Zonder Personeel oftewel zzp-ers. Het werken met zzp-ers verschilt...lees meer →

Wanneer ben je zelfstandig?

In dit artikel bespreken we of je als zelfstandige aangemerkt kan worden door de Belastingdienst en hoe...lees meer →

Werken met vrijwilligers

Dit artikel gaat over het werken met vrijwilligers en wat dit betekent voor onder andere de verloning...lees meer →

Auteursrecht, gebruikersrecht en licenties

Dit artikel gaat onder andere over auteursrecht en het uitgeven van werk in licentie. Als je iets...lees meer →

Organisaties voor de exploitatie van auteursrecht

In dit artikel gaat het over organisaties die voor jou het auteursrecht kunnen exploiteren. Zij letten er...lees meer →

Cao’s

Dit artikel gaat over cao’s in de cultuursector. Als je werkzaam bent in Nederland dan ben je...lees meer →

BUMA/STEMRA

Dit document is bedoeld voor wanneer je in professioneel verband muziek wil laten horen aan andere mensen....lees meer →

Arbeidsrelaties en verloning

Dit artikel gaat over arbeidsrelaties en de manieren waarop je verschillende soorten mensen die meewerken aan jouw...lees meer →

De stageovereenkomst

De cultuursector is een uitgelezen plek om werkervaring op te doen. Er zijn veel stageplekken beschikbaar en...lees meer →

Download – Voorbeeld arbeidsovereenkomst

Op deze pagina kun je een voorbeeld van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd downloaden. Deze kan je...lees meer →

Download – Voorbeeld declaratieformulier

Op deze pagina kan je een voorbeeld van een declaratieformulier in Word-formaat downloaden. Je kunt dit gebruiken...lees meer →

Download – Vrijwilligersovereenkomst

Hieronder kan je een voorbeeld van een vrijwilligersovereenkomst in Word-formaat downloaden. Wanneer je werkt met vrijwilligers, of...lees meer →

Download – Gageverklaring

Hieronder kan je een voorbeeld van een gageverklaring downloaden. Dit is een standaard document dat door de...lees meer →

Verzekeringen in de cultuursector

In Nederland is het gebruikelijk dat je jezelf verzekert tegen onverwachte gebeurtenissen. Dit geldt zowel voor privé...lees meer →

Medewerkers en vrijwilligers

Dit artikel gaat over werken met medewerkers en vrijwilligers. Wanneer je een initiatief of project wilt realiseren...lees meer →

Kamer van Koophandel

De Kamer van Koophandel (KVK) is expert op onder andere de volgende gebieden: De keuze voor een...lees meer →

Contact

Heb je vragen, of kun je niet vinden wat je zoekt? Neem dan gerust contact met ons op! Laat een bericht achter via dit contactormulier en we nemen zo snel mogelijk contact met je op.

Blijf op de hoogte

Schrijf je hier in voor onze nieuwsbrief.

Wij werken samen met de volgende partijen