Schakel025 is een platform waar we onze kennis over de zakelijke en organisatorische kant van werken in de kunst- en cultuursector met je delen. Het platform wordt regelmatig aangevuld of geüpdatet met nieuwe informatie of actuele ontwikkelingen. Mis je iets? Neem contact op met de directeur!

Onderdeel van Schakel025 is de subsidieregeling Stroomversneller en het Firestartfonds

Ik zoek
Info Over

Specificeer

Specificeer

Geen resultaten gevonden, selecteer meer categorieën

Of probeer andere zoekwoorden in de zoekbalk

Geen resultaten gevonden, selecteer meer categorieën

Maison the Faux

Het draaiboek

Wanneer je een initiatief of project gaat uitvoeren dan kan een draaiboek een handige uitkomst zijn. Het is niet wettelijk verplicht om een draaiboek te maken en je hebt dit document ook niet bij alle initiatieven of projecten nodig. In veel gevallen is het echter een handig hulpmiddel om niet alles uit jouw hoofd te hoeven doen tijdens de uitvoering. Daarnaast dient een draaiboek veelal ook als informatiedocument voor leveranciers, medewerkers en partners.

Wat is een draaiboek?

Een draaiboek is een document dat je kunt gebruiken in de uitvoering van een initiatief of project, zoals een evenement, een voorstelling of een andere activiteit. Sommige mensen verwarren het draaiboek met een planning, terwijl die laatste betrekking heeft op de gehele looptijd van jouw initiatief of project. Een draaiboek gebruik je eigenlijk voor de periode van een productie of een evenement. In jouw draaiboek vermeld je alle dingen die je nodig hebt op de locatie, zoals tijden en namen en nummers.

Soorten draaiboeken

Iedereen maakt een draaiboek op zijn of haar eigen manier. Dat kan ook want er zijn geen wettelijke richtlijnen voor een draaiboek. Probeer dat in jouw eigen ontwikkeling ook mee te nemen en werk jouw eigen draaiboek gedurende meerdere initiatieven en projecten uit. Neem daarin de feedback van anderen mee. Uiteindelijk werken anderen met jouw draaiboek en voor hen moet het handig in gebruik zijn en de juiste informatie bevatten. Stel dat je onverhoopt niet aanwezig kunt zijn bij de uitvoer, dan zou een ander precies moeten kunnen aflezen wat er moet gebeuren.

Sommige mensen maken vooral een planning voor de op- en afbouw. In andere draaiboeken vind je ook veel achtergrondinformatie en gegevens van betrokken partijen zoals leveranciers. Daarnaast wordt in sommige gevallen ook een apart showdraaiboek gemaakt. Hierin staan alle specifieke gegevens die te maken hebben met de techniek en de tijdschema’s van alle onderdelen van de show.

Wat is de inhoud van een draaiboek?

Omdat er dus veel verschillende soorten draaiboeken zijn, verschilt de inhoud van het document ook regelmatig. Soms is het namelijk niet noodzakelijk om bepaalde informatie op te nemen. Toch zijn er wel enkele dingen die regelmatig terugkomen in een draaiboek:

  • Contactgegevens van de organisatie en / of de productieleider.
  • Specifieke afspraken en voorschriften.
  • Contactgegevens van leveranciers, de locatie en andere partners.
  • De tijden van de opbouw en de afbouw.
  • De tijden van de opening en sluiting van het programma.
  • Eventuele specifieke onderdelen binnen het programma.
  • Taken die moeten worden uitgevoerd.
  • De namen van de verantwoordelijkheden per taak.
  • Deadlines per taak.
  • Specifieke locaties per taak.
  • Opmerkingen per taak.

Bijlagen

Aan een draaiboek kan je bijlagen toevoegen zodat het werkelijke document niet al te dik wordt. Deze bijlagen kan je ook separaat gebruiken of versturen. Hieronder staan enkele voorbeelden van bijlagen. Sommigen zijn vooral bedoeld voor festivals of evenementen:

  • Het personeelsrooster
  • Een overzicht van de hospitality rider
  • Plattegronden van het terrein of de locatie.
  • Een veiligheidsplan.
  • Een verkeersplan.

Hoe maak je een draaiboek?

De manier waarop je een draaiboek maakt hangt sterk af van het soort draaiboek dat je wilt gebruiken. Over het algemeen maak je een op- en afbouwplanning in Excel of een soortgelijk programma. Voor tekstuele content kan je het beste Word of een soortgelijk programma gebruiken. Eén en ander is natuurlijk ook te combineren. Het is aan te raden om een pdf te maken van het definitieve draaiboek, zeker wanneer je dit verstuurt aan derden. Zo weet je zeker dat niemand aanpassingen maakt waar je niet van op de hoogte bent.

Voorbeelden van een draaiboek

Iedereen maakt zijn draaiboek op zijn eigen manier. We hebben op deze website twee voorbeelden voor je klaar staan, die je naar eigen inzicht kunt aanpassen en invullen. De basis voor deze draaiboeken is de evenementensector in de breedste zin van het woord.

Voorbeeld van een op- en afbouwplanning

Dit is een document dat je kunt gebruiken als invulplan. Het is een bestand in Excel waar je de tijden van de taken tijdens de op- en afbouw in kunt vermelden. Daarnaast is er ruimte om verantwoordelijkheden toe te wijzen alsmede opmerkingen. Voeg hier ook gerust belangrijke tijden aangaande de show toe. Klik hier om het document te downloaden.

Voorbeeld van een uitgebreid draaiboek

Dit document is in de basis ontstaan op grote, landelijke festivals. Het is wat meer dan alleen een planning van de op- en afbouw al zijn er een handige tijdschema’s in verwerkt. Je kunt ook informatie toevoegen over algemene zaken en voorschriften en er is ruimte voor de contactgegevens van leveranciers en andere betrokkenen. Je kunt het als invuldocument gebruiken en naar eigen inzicht aanpassen en aanvullen. Klik hier om het document te downloaden.

Mocht je vanuit jouw expertise zelf over kennis beschikken die bij dit onderwerp zou passen, of zie je mogelijkheden tot de verbetering van deze tekst, dan zien we jouw bericht graag tegemoet via info@schakel025.in.

Meer kennis over Planning

Fysieke toegankelijkheid

In dit artikel gaan we in op de fysieke toegankelijkheid van bijvoorbeeld evenementen en locaties van culturele...lees meer →

Een toegankelijk programma

In dit artikel gaan we in op de toegankelijkheid van het programma dat culturele instellingen en organisatoren...lees meer →

Download – Voorbeeld stageplan

Op deze pagina kun je een voorbeeld van een stageplan downloaden. Deze hebben we gekregen van de...lees meer →

Download – Voorbeeld van een vlekkentekening

Op deze pagina kun je een voorbeeld downloaden van een plattegrond. We hebben deze de bijnaam ‘vlekkenplan’...lees meer →

Download – Voorbeeld van de sprookjesplattegrond

Op deze pagina kun je een voorbeeld downloaden van een plattegrond. We hebben deze de bijnaam ‘sprookjesplattegrond’...lees meer →

Download – Voorbeeld rider

Op deze pagina kun je een voorbeeld van een rider downloaden. Deze hebben we gekregen van de...lees meer →

Download – Checklist toegankelijkheid evenementen

Op deze pagina kan je de checklist aangaande de toegankelijkheid op evenementen downloaden. Het is namelijk belangrijk...lees meer →

Toegankelijkheid op evenementen

In dit artikel gaan we in op de toegankelijkheid van evenementen in Arnhem. Het is belangrijk dat...lees meer →

Rider, hoe en wat

De term ‘rider’ kom je regelmatig tegen in de cultuursector. Met artiesten die voor verschillende organisaties actief...lees meer →

Tools om een plattegrond te maken

Er zijn een heleboel manieren om een plattegrond daadwerkelijk te gaan tekenen. Dat mag uiteraard gewoon met...lees meer →

Het maken van een programma

Op deze pagina lees je meer informatie over het samenstellen en organiseren van een goed programma. Er...lees meer →

Download – Voorbeeld plan van aanpak

Hieronder kan je een document downloaden dat dient als voorbeeld voor het maken van een plan van...lees meer →

Het plan van aanpak

Zet alles rondom jouw initiatief of project in een plan van aanpak. Wanneer je een concept hebt...lees meer →

Het maken van een projectplanning

Bij het realiseren van een initiatief of een project is het altijd aan te raden om een...lees meer →

Download – Voorbeeld van een draaiboek

Op deze pagina kan je een voorbeeld van een draaiboek downloaden. Elders op deze website hebben we...lees meer →

Download – voorbeeld op- en afbouwplanning

Op deze pagina kan je een voorbeeld van een op- en afbouwplanning downloaden. Kijk ook eens naar...lees meer →

Contact

Heb je vragen, of kun je niet vinden wat je zoekt? Neem dan gerust contact met ons op! Laat een bericht achter via dit contactormulier en we nemen zo snel mogelijk contact met je op.

Blijf op de hoogte

Schrijf je hier in voor onze nieuwsbrief.

Wij werken samen met de volgende partijen