Schakel025 is een platform waar we onze kennis over de zakelijke en organisatorische kant van werken in de kunst- en cultuursector met je delen. Het platform wordt regelmatig aangevuld of geüpdatet met nieuwe informatie of actuele ontwikkelingen. Mis je iets? Neem contact op met de coördinator!

Onderdeel van Schakel025 is de subsidieregeling Stroomversneller. Klik hier voor de regeling en het doen van een aanvraag: Stroomversneller.

Ik zoek
Info Over

Specificeer

Specificeer

Geen resultaten gevonden, selecteer meer categorieën

Of probeer andere zoekwoorden in de zoekbalk

Geen resultaten gevonden, selecteer meer categorieën

ArtEZ Finals 2019: mode

Het eerste locatiebezoek

Als je een samenwerking aangaat met een locatie dan begint dat met het locatiebezoek. Zo krijg je een goed beeld van de ruimte, mogelijkheden en de personen met wie je te maken krijgt. Het is verstandig (en efficiënt) om voorafgaand aan je eerste bezoek goed te bedenken wat jij wil weten en wat de locatie moet weten.

Bereid je goed voor op het locatiebezoek

Op het eerste gesprek met de locatiehouder zorg je dat je alle relevante zaken van jouw initiatief of project weet. Hierbij licht je toe wat de sterke kanten zijn, wat de kansen zijn en waar de locatie aan moet voldoen om het concept te kunnen huisvesten. Lees je ook in wat betreft de locatie en probeer de doelstellingen van de locatie te achterhalen. Hoe meer het concept bijdraagt aan de doelstellingen van de locatie, hoe sneller deze geneigd zal zijn om mee te denken in de mogelijkheden of de huurprijs.

Wat de locatiehouder wilt weten

De locatiehouder wil in ieder geval de volgende zaken van je weten:

  • Wat jouw initiatief of project inhoudt dus wat het creatieve concept precies is.
  • Doelgroepen waar je jezelf op richt.
  • Het te verwachten aantal bezoekers.
  • Entreeprijzen.
  • Data en tijden waarop je geopend bent voor publiek.
  • Data en tijden van de opbouw en afbouw.
  • Publicitaire middelen die de locatiehouder kan gebruiken (tekst, artwork, afbeeldingen)
  • Hoe het beleid bij de entree moet zijn.
  • Hoeveel en welk personeel in te zetten door de locatiehouder.
  • Technische voorzieningen.
  • Wat je nodig hebt aan catering.

Wanneer je meteen een goede indruk wilt maken, dan zet je het bovenstaande alvast op de mail naar de locatiehouder, ter voorbereiding op de afspraak. Zij kunnen het dan voorbereiden waardoor het locatiebezoek een stuk constructiever en productiever zal verlopen.

Wat je zelf wilt weten

Natuurlijk zit je er zelf ook om informatie te winnen. Vergeet daarom niet te vragen naar:

  • Beschikbare data en tijden.
  • Huurprijs.
  • Aanwezige faciliteiten.
  • Aanwezige en beschikbare techniek (en bijkomende kosten voor gebruik ervan).
  • De mogelijkheden op het gebied van de catering.
  • De tijden waarop je kunt opbouwen en afbouwen.
  • De mogelijkheid tot een bijdrage van de locatie in de promotie.
  • Zijn er al bestaande plattegronden beschikbaar?

Tips voor het locatiebezoek

  • Denk eraan dat je een samenvatting maakt van hetgeen je afspreekt tijdens het locatiebezoek en dit terugkoppelt met de locatie. Het zou zonde zijn wanneer er later misverstanden over ontstaan. Dat is een slecht begin van de samenwerking.
  • Maak ook altijd foto’s op de locatie zodat je dat later terug kunt kijken.
  • Zorg voor meetapparatuur zoals een afstandsmeter (wieltje), een lang meetlint of laserapparatuur. Met een stappenteller kom je er niet!

Afspraken

Om verrassingen zoveel mogelijk uit te sluiten maak je tijdens of na afloop van het locatiebezoek, en in het verdere contact, afspraken maken over onder andere de volgende zaken:

  • Datum.
  • Openingstijden voor het publiek.
  • Wordt er geld gevraagd aan bezoekers voor toiletten en garderobe?
  • Voor wie zijn inkomsten uit entree, drank en eventueel toiletten en garderobe?
  • Tijden van opbouw en afbouw.
  • Gebruik van de faciliteiten.
  • Ruimtegebruik.
  • Wie draagt er zorg voor verschillende soorten personeel?
  • Wie draagt auteursrechten af?
  • Afspraken over de catering voor personeel en artiesten.
  • Op welke momenten je start met de communicatie en wat de locatiehouder hierin kan betekenen. Daarnaast maak je afspraken over hoe je de locatie terug laat komen in de promotionele uitingen.
  • Wie waarvoor verantwoordelijk is met betrekking tot de veiligheid op de locatie.
  • Huurdeal.

Hierbij is huurdeal bewust onderaan gezet. Het lijkt misschien een logische eerste optie maar een goed onderbouwde huurdeal kan je pas sluiten op het moment dat je op de hoogte bent van alle andere kostenposten die voortkomen uit het huren van een locatie. Daarna weet je wat je te besteden hebt voor de huur en kan je daar een goede afspraak over maken.

Mocht je vanuit jouw expertise zelf over kennis beschikken die bij dit onderwerp zou passen, of zie je mogelijkheden tot de verbetering van deze tekst, dan zien we jouw bericht graag tegemoet via info@schakel025.in.

Meer kennis over Veiligheid

Fysieke toegankelijkheid

In dit artikel gaan we in op de fysieke toegankelijkheid van bijvoorbeeld evenementen en locaties van culturele...lees meer →

Een toegankelijk programma

In dit artikel gaan we in op de toegankelijkheid van het programma dat culturele instellingen en organisatoren...lees meer →

Gezond en veilig werken

Dit artikel heeft betrekking op gezond en veilig werken binnen jouw beroep. Daarbij gaat het er niet...lees meer →

Download – Voorbeeld van de detailplattegrond

Op deze pagina kun je een voorbeeld downloaden van een plattegrond. We hebben deze de bijnaam ‘detailplattegrond’...lees meer →

Download – Voorbeeld van een vlekkentekening

Op deze pagina kun je een voorbeeld downloaden van een plattegrond. We hebben deze de bijnaam ‘vlekkenplan’...lees meer →

Download – Voorbeeld van de omgevingsplattegrond

Op deze pagina kun je een voorbeeld downloaden van een plattegrond. We hebben deze de bijnaam ‘omgevingsplattegrond’...lees meer →

PRI&E, hoe en wat?

Dit artikel gaat over de PRI&E, wat staat voor Productie Risico Inventarisatie en Evaluatie. Wanneer je initiatief...lees meer →

Download – Checklist toegankelijkheid evenementen

Op deze pagina kan je de checklist aangaande de toegankelijkheid op evenementen downloaden. Het is namelijk belangrijk...lees meer →

Toegankelijkheid op evenementen

In dit artikel gaan we in op de toegankelijkheid van evenementen in Arnhem. Het is belangrijk dat...lees meer →

Een vergunning aanvragen in Arnhem

Dit artikel gaat over het aanvragen van een vergunning en dient als informatiebron over de werkwijze en...lees meer →

Tips aangaande brandveiligheid

Brand is iets waarvan je hoopt dat je er nooit in je even mee te maken zult...lees meer →

Download – Voorbeeld Productie RI&E

Hier kan je een voorbeeld van een PRI&E downloaden. Wanneer je een productie gaat uitvoeren is het...lees meer →

Tools om een plattegrond te maken

Er zijn een heleboel manieren om een plattegrond daadwerkelijk te gaan tekenen. Dat mag uiteraard gewoon met...lees meer →

De inhoud van een plattegrond

In dit artikel gaan we in op de inhoud van een detailplattegrond. Elders op deze website hebben...lees meer →

De plattegrond

Soms is het handig om een plattegrond te maken van jouw evenement, activiteit of productie. Een plattegrond...lees meer →

Vergunningen

Bij de realisatie van jouw initiatief of project kan het zijn dat je te maken krijgt met...lees meer →

Het veiligheidsplan

Je bent als organisator of initiatiefnemer vaak degene die ook verantwoordelijk is voor de veiligheid. Het kan...lees meer →

Download – Veiligheidsplan (met uitgebreide toelichting)

Dit document hebben is gebaseerd op een document dat we een tijdje geleden hebben ontvangen dankzij de...lees meer →

Download – Veiligheidsplan

Op deze pagina kan je kosteloos een voorbeeld van een veiligheidsplan downloaden. Je kunt dit document zelf...lees meer →

Beveiliging in de cultuursector

In sommige gevallen krijg je in de cultuursector te maken met beveiliging. Je bent als organisator of...lees meer →

EHBO in de cultuursector

Je bent als organisator of initiatiefnemer vaak ook degene die verantwoordelijk is voor de veiligheid. Veiligheid voor...lees meer →

Bhv in de cultuursector

Je bent als organisator of initiatiefnemer ook degene die verantwoordelijk is voor de veiligheid van je werknemers...lees meer →

Veiligheid in de cultuursector

Je bent als organisator of initiatiefnemer vaak ook degene die verantwoordelijk is voor de veiligheid. Wanneer je...lees meer →

Regelgeving in de cultuursector

Wanneer je in de cultuursector werkzaam bent dan krijg je, net als in veel andere sectoren, te...lees meer →

Contact

Heb je vragen, of kun je niet vinden wat je zoekt? Neem dan gerust contact met ons op! Laat een bericht achter via dit contactormulier en we nemen zo snel mogelijk contact met je op.

Blijf op de hoogte

Schrijf je hier in voor onze nieuwsbrief.

Wij werken samen met de volgende partijen