Schakel025 is een platform waar we onze kennis over de zakelijke en organisatorische kant van werken in de kunst- en cultuursector met je delen. Het platform wordt regelmatig aangevuld of geüpdatet met nieuwe informatie of actuele ontwikkelingen. Mis je iets? Neem contact op met de directeur!

Onderdeel van Schakel025 is de subsidieregeling Stroomversneller en het Firestartfonds

Ik zoek
Info Over

Specificeer

Specificeer

Geen resultaten gevonden, selecteer meer categorieën

Of probeer andere zoekwoorden in de zoekbalk

Geen resultaten gevonden, selecteer meer categorieën

Arnhemse Uitnacht ©Roeland Hoefsloot

Medewerkers en vrijwilligers

Dit artikel gaat over werken met medewerkers en vrijwilligers. Wanneer je een initiatief of project wilt realiseren krijg je vaak te maken met andere mensen. Zo heb je leveranciers en partijen die invloed hebben op jouw initiatief of project. Denk daarbij aan de gemeente of hulpdiensten. Het kan ook zijn dat je zelf mensen inhuurt om te ondersteunen bij de uitvoering van hetgeen je bedacht hebt. Afhankelijk van de financiering van jouw initiatief of project kan je medewerkers inhuren of je zoekt naar vrijwilligers. In veel gevallen is er mix van betaalde krachten en vrijwillige medewerkers.

Betaalde krachten

In sommige gevallen werk je met een aantal collega’s samen aan de ontwikkeling van het initiatief of project. Je hebt de kosten daarvan dan opgenomen in de begroting en deze mensen betaal je vanuit het bedrijf of de stichting die het organiseert. Ook kunnen zij als zzp-er werkzaam zijn waardoor ze een factuur kunnen sturen.

Vrijwilligers

Zeker wanneer je voor de eerste keer iets gaat uitvoeren of wanneer budgetten wat minder hoog zijn, is het aan te raden om met vrijwilligers te werken. Dit is ook leuk omdat vrijwilligers vaak meehelpen omdat ze geïnteresseerd zijn of iets willen leren. Je kunt vrijwilligers een vergoeding geven of je biedt ze een kaartje voor de uitvoering of eten en drinken aan. Aan vrijwilligersvergoedingen zitten regels verbonden. In alle gevallen stel je een vrijwilligersovereenkomst op,  die je nodig hebt voor Belastingdienst en voor de verzekering. Houd er rekening mee dat vrijwilligers minstens net zoveel aandacht verdienen als betaalde medewerkers.

Stage

Veel organisaties besluiten op een gegeven moment om met stagiaires te gaan werken. Vaak hebben stagiaires een andere kijk op dingen waardoor jij je ontwikkelt. Op jouw beurt leer je studenten weer nieuwe dingen waardoor zij kunnen groeien en onderdeel worden van de nieuwe generatie cultuurmakers in een stad of regio. Stagiaires rooster je eigenlijk altijd boventallig in, in plaats van ze als vervangers van bepaalde functies te zien.  Op die manier hebben zij mogelijkheid bestaat om te leren en fouten te maken!

Er zijn studenten die kortdurende stages lopen, zoals het meewerken op een evenement. Daarnaast kan je een stagiaire voor meerdere maanden aan je binden waardoor hij of zij onderdeel wordt van de organisatie. Die studenten hebben vanuit hun opleiding  vaak een onderzoeksopdracht of een grotere uitvoerende opdracht meegekregen. De kans is groot dat je wel eerst een ‘erkend stagebedrijf’ moet worden. Dat betekent dat je officieel studenten mag begeleiden. Je kunt daarvoor terecht bij meerdere organisaties:

Verzorg jouw medewerkers en vrijwilliger goed

Het is heel leuk om met anderen samen te werken en soms is het zelfs onontbeerlijk omdat het in je eentje niet mogelijk is om een initiatief of project te realiseren. Daarom is het erg belangrijk dat je goed zorgt voor de mensen die jou helpen, of ze nu betaald of onbetaald werkzaamheden verrichten. Dat betekent dat je voldoende eten en drinken voorziet voor hen. Ook zorg je voor de veiligheid en de benodigde faciliteiten bij het uitvoeren van hun werkzaamheden. Betrek de medewerkers zoveel mogelijk bij het bedenken van oplossingen en zorg waar mogelijk voor afwisseling in het werk. Laat ook altijd duidelijk weten waar ze met vragen terecht kunnen.

Briefing

Het is handig dat jouw medewerkers, betaald of onbetaald, goed van alles op de hoogte zijn. Daarom maak je een briefing. Dit kan op meerdere momenten. Vaak verstuur je enkele dagen tot weken voor de uitvoering een briefing per mail. Hierin geef je alle zaken aan die ze van te voren moeten weten. Denk aan dingen zoals:

  • De datum en tijden en het rooster.
  • Eventuele kleding die moeten dragen.
  • Het adres en de bereikbaarheid van de locatie.
  • Het programma van de dag.
  • De inhoud van de functie, taken en werkzaamheden.
  • Financiële afspraken.
  • Communicatiemiddelen zodat ze kunnen helpen bij de promotie.

Daarnaast is het handig om op de dag zelf nog een briefing te houden. Dit gebeurt vaak mondeling en per soorten medewerkers (als het om een wat groter initiatief of project gaat). Vaak zijn jouw medewerkers nog nooit op de locatie geweest. Dan is het goed om ze wat dingen mee te geven op het moment dat ze er zijn. Denk bijvoorbeeld aan onderstaande zaken:

  • Een rondleiding door de locatie met aandacht voor praktische zaken als waar de toiletten zijn.
  • Veiligheidsaspecten als de huisregels, de plek waar brandblussers staan en de werkwijze bij calamiteiten.
  • Eventuele wijzigingen in het programma van de dag.
  • Specifieke uitleg van taken en werkzaamheden.
  • Pauzes en crewcatering.
  • Wijzigingen in het rooster van de dag.

Een rooster maken

Het is aan te raden om een overzicht te creëren van het alle soorten medewerkers en personeel die je wilt inzetten. Dat kan je zowel voor een eendaagse- als een meerdaagse activiteit doen. In het rooster staat onder andere wie op welke momenten komt werken, wat hun functie is en met wie ze samenwerken. Je zou er een kolom met de kosten per personeelslid aan toe kunnen voegen zodat je dit ook meteen op een rijtje hebt. Ook kan je opnemen wie er op welke momenten mee-eet, zodat je direct een overzicht voor de crewcatering hebt.

Werving en selectie

Het vinden van goede medewerkers kan op een heleboel manieren. Wanneer je betaalde krachten zoekt dan gaat dat vaak wel iets makkelijker omdat je dan een financiële vergoeding kunt bieden. Je kunt dan een oproep doen via jouw eigen netwerk, je kunt uitzendbureaus of detacheringsbureaus inschakelen en je kunt een bericht plaatsen in netwerkgroepen op LinkedIn of op Facebook. Het werven van vrijwilligers kan je het beste doen via jouw eigen netwerk, via scholen in de regio of via sportclubs. In sommige gevallen past de Vrijwilligerscentrale Arnhem ook bij jouw initiatief of project.

Mocht je vanuit jouw expertise zelf over kennis beschikken die bij dit onderwerp zou passen, of zie je mogelijkheden tot de verbetering van deze tekst, dan zien we jouw bericht graag tegemoet via info@schakel025.in.

Meer kennis over Personeel en arbeid

Code Diversiteit en Inclusie

Dit artikel heeft betrekking op de Code Diversiteit en Inclusie, geschreven voor de culturele en creatieve sector....lees meer →

Divers en inclusief werven

Diversiteit en inclusie is een onderwerp dat steeds meer aandacht krijgt in de cultuursector én daarbuiten. Het...lees meer →

De arbeidsongeschiktheidsverzekering

In dit artikel gaan we in op de arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV) voor mensen die (deels) als zzp’er werkzaam...lees meer →

Download – format bestuursreglement

Op deze pagina kun je een voorbeeld van een bestuursreglement downloaden. Hierin worden de afspraken opgenomen die...lees meer →

Weten wat je waard bent

Als je dit artikel gelezen hebt, kan je gemakkelijker voor jezelf te weten wat je waard bent...lees meer →

Ontwikkelbudget voor werknemers en zelfstandigen

Het is belangrijk om in jezelf te blijven investeren. Maar opleidingen, trainingen en coachingstrajecten kunnen soms flink...lees meer →

Energie & Veerkracht: inspiratie en verdieping

In het voorjaar van 2021 staan een aantal programma’s van de Cultuur Academy en Schakel0205 in het teken van...lees meer →

Belangenbehartigers en brancheorganisaties

In dit artikel vind je alle Belangenbehartigers en brancheorganisaties die we hebben kunnen vinden. Daarbij zijn we enorm...lees meer →

Declareren

Declareren kan je leren, zeker met behulp van dit artikel! Soms komt het voor dat je onkosten...lees meer →

Gezond en veilig werken

Dit artikel heeft betrekking op gezond en veilig werken binnen jouw beroep. Daarbij gaat het er niet...lees meer →

Download – Voorbeeld modelovereenkomst individuele artiest

Op deze pagina vind je een link naar een voorbeeld van een modelovereenkomst voor een individuele artiest....lees meer →

De modelovereenkomst

Dit artikel gaat over de modelovereenkomst die je als zzp-er nodig kan gaan hebben in het verband...lees meer →

De artiestenregelingen

In dit artikel gaan we in op de artiestenregelingen zoals de kleinevergoedingsregeling en de kostenvergoedingbeschikking. Wanneer je...lees meer →

Download – Voorbeeld modelovereenkomst gezelschap

Op deze pagina vind je een link naar een voorbeeld van een modelovereenkomst voor een gezelschap artiesten....lees meer →

Code Fair Practice

In dit artikel gaan we in op de Code Fair Practice. Dit is een gedragscode voor ondernemen...lees meer →

Hoe bepaal ik mijn tarief?

Dit artikel gaat over het bepalen van de hoogte van een vergoeding die je ontvangt voor jouw...lees meer →

Download – Voorbeeld stageovereenkomst

Op deze pagina vind je een voorbeeld van een stageovereenkomst. Deze heb je nodig als je een...lees meer →

Medewerkers in loondienst

Dit artikel is bedoeld voor bedrijven die medewerkers in loondienst hebben of die stap willen gaan zetten....lees meer →

Werken met zzp-ers

Dit artikel gaat over het werken met Zelfstandigen Zonder Personeel oftewel zzp-ers. Het werken met zzp-ers verschilt...lees meer →

Wanneer ben je zelfstandig?

In dit artikel bespreken we of je als zelfstandige aangemerkt kan worden door de Belastingdienst en hoe...lees meer →

Werken met vrijwilligers

Dit artikel gaat over het werken met vrijwilligers en wat dit betekent voor onder andere de verloning...lees meer →

Auteursrecht, gebruikersrecht en licenties

Dit artikel gaat onder andere over auteursrecht en het uitgeven van werk in licentie. Als je iets...lees meer →

Organisaties voor de exploitatie van auteursrecht

In dit artikel gaat het over organisaties die voor jou het auteursrecht kunnen exploiteren. Zij letten er...lees meer →

Cao’s

Dit artikel gaat over cao’s in de cultuursector. Als je werkzaam bent in Nederland dan ben je...lees meer →

BUMA/STEMRA

Dit document is bedoeld voor wanneer je in professioneel verband muziek wil laten horen aan andere mensen....lees meer →

Arbeidsrelaties en verloning

Dit artikel gaat over arbeidsrelaties en de manieren waarop je verschillende soorten mensen die meewerken aan jouw...lees meer →

De stageovereenkomst

De cultuursector is een uitgelezen plek om werkervaring op te doen. Er zijn veel stageplekken beschikbaar en...lees meer →

Download – Voorbeeld arbeidsovereenkomst

Op deze pagina kun je een voorbeeld van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd downloaden. Deze kan je...lees meer →

Download – Voorbeeld declaratieformulier

Op deze pagina kan je een voorbeeld van een declaratieformulier in Word-formaat downloaden. Je kunt dit gebruiken...lees meer →

Download – Vrijwilligersovereenkomst

Hieronder kan je een voorbeeld van een vrijwilligersovereenkomst in Word-formaat downloaden. Wanneer je werkt met vrijwilligers, of...lees meer →

Download – Gageverklaring

Hieronder kan je een voorbeeld van een gageverklaring downloaden. Dit is een standaard document dat door de...lees meer →

Verzekeringen in de cultuursector

In Nederland is het gebruikelijk dat je jezelf verzekert tegen onverwachte gebeurtenissen. Dit geldt zowel voor privé...lees meer →

Kamer van Koophandel

De Kamer van Koophandel (KVK) is expert op onder andere de volgende gebieden: De keuze voor een...lees meer →

Contact

Heb je vragen, of kun je niet vinden wat je zoekt? Neem dan gerust contact met ons op! Laat een bericht achter via dit contactormulier en we nemen zo snel mogelijk contact met je op.

Blijf op de hoogte

Schrijf je hier in voor onze nieuwsbrief.

Wij werken samen met de volgende partijen