Schakel025 is een platform waar we onze kennis over de zakelijke en organisatorische kant van werken in de kunst- en cultuursector met je delen. Het platform wordt regelmatig aangevuld of geüpdatet met nieuwe informatie of actuele ontwikkelingen. Mis je iets? Neem contact op met de directeur!

Onderdeel van Schakel025 is de subsidieregeling Stroomversneller en het Firestartfonds

Ik zoek
Info Over

Specificeer

Specificeer

Geen resultaten gevonden, selecteer meer categorieën

Of probeer andere zoekwoorden in de zoekbalk

Geen resultaten gevonden, selecteer meer categorieën

Battle Arnhemse Meisjes en Ruben Chi tijdens DansTrek 2019 ©Jip de Jonge

Regelgeving rondom privacy

In dit artikel gaan we in op de regelgeving rondom privacy. Dit is een onderwerp dat veel aan bod komt deze tijd en je doet er als cultureel ondernemer goed aan om rekening te houden met een aantal zaken. We hebben hier de belangrijkste dingen beschreven voor je, aangevuld met links naar websites die je van meer informatie kunnen voorzien.

Privacy en AVG

Sinds 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. Deze wet is aangenomen om de privacy van jou, ons en alle andere burgers te beschermen. Dat heeft invloed op mensen die iets ondernemen en daarvoor in contact treden met andere mensen, zoals bezoekers. Er zijn richtlijnen voor de manier waarop je omgaat met de persoonsgegevens (gegevens waarmee iemand geïdentificeerd kan worden).

Zo mag je gegevens van bezoekers of afnemers alleen verzamelen wanneer je daar een hele goede reden voor hebt en die kunt uitleggen. Je mag de gegevens vervolgens alleen gebruiken voor die dingen waarvoor de ander toestemming gegeven heeft. Als ze een kaartje kopen voor jouw voorstelling, mag je mensen niet automatisch een nieuwsbrief sturen.

Tips om te voldoen aan de nieuwe AVG

Hieronder staat, met dank aan De Nieuwe Oost, een aantal actiepunten die je kunt toepassen om op die manier te voldoen aan de nieuwe AVG.

Privacy en websites

Wanneer je een website hebt, als organisatie of voor jouw evenement of voorstelling, dan zul je met een aantal dingen rekening moeten houden:

  • Gasten moeten actief toestemming geven om een nieuwsbrief te ontvangen of hun locatie met je te delen. Je kunt ze vragen of ze het willen bevestigen doordat ze op ‘akkoord’ moeten drukken.
  • Het is belangrijk dat je een privacyverklaring op je website hebt staan en die moet zichtbaar zijn op elke pagina. Dat kan je bijvoorbeeld onderaan de website doen. Als je nog geen privacyverklaring hebt dan is het aan te raden om eens naar deze gemakkelijke generator te kijken.
  • Laat duidelijk merken dat je cookies hebt, wanneer dit zo is. Zorg dat mensen inzicht krijgen in de cookies die je op hun computer plaatst en laat ermee akkoord gaan. Een pop-up is het duidelijkste. In deze pop-up kan de bezoeker linken naar de cookieverklaring.
  • Bij websites met een contactformulier vermeld je bij contactformulier nog een keer duidelijk naar de privacyverklaring.
  • Op de plek waar mensen invullen dat ze je nieuwsbrief willen ontvangen, moet je invullen wat de frequentie hiervan is, bijvoorbeeld: ontvang onze maandelijkse nieuwsbrief. Let op dat je niet vaker een nieuwsbrief verstuurt dan je op die plek aangeeft (daar heb je dan dus geen toestemming voor)

Privacy met betrekking tot documenten die je rondstuurt

Let op wanneer je persoonsgegevens van mensen met wie je werkt op bijvoorbeeld een draaiboek, projectplan, tekening of ander document hebt staan. Als je dit rond wilt sturen dan zul je daarvoor van iedereen schriftelijk toestemming moeten hebben.

Leg een verwerkingsregister aan

Als je een bedrijf of organisatie bent is het verplicht om een verwerkingsregister te hebben. Het kost vaak wat tijd om het aan te leggen maar het is heel handig ook voor je zelf. Hierin beschrijf je onder alle processen binnen de organisatie waar persoonsgegevens van derden worden gebruikt. Dat kan je gebruiken om aan te tonen dat je voldoet aan de AVG maar het is meteen een handig overzicht van hoe de lijnen lopen binnen jouw organisatie. We hebben een artikel gevonden voor wat hier meer over beschrijft.

Verwerkersovereenkomst

Wanneer je gegevens van derden door een tussenpersoon laat verwerken is het verplicht een verwerkersovereenkomst aan te gaan met die partij. Stel dat jij werknemers hebt of vrijwilligers inhuurt en je laat die uitbetalen via een salariskantoor, of de administratie loopt daar bijvoorbeeld, dan stel je een overeenkomst op. Lees er meer over in dit artikel op justitia.nl.

Laat niets slingeren

Als je papieren hebt waar gegevens op staan van anderen, zoals vrijwilligersverklaringen, zorg dan dat deze achter slot en grendel liggen. Ze mogen alleen beschikbaar zijn voor de mensen die er direct mee te maken hebben. Hetzelfde geldt voor gegevens die je online verzamelt. Zorg dat niet iedereen toegang heeft tot bijvoorbeeld gegevens van collega’s, artiesten of medewerkers. Werkgevers mogen alleen een kopie bewaren van het paspoort/ID van hun eigen werknemers en niet van gedetacheerde krachten of zzp-ers.

Sollicitaties en privacy

Als je besluit om mensen te laten solliciteren op een functie binnen jouw organisatie of project, dan houd je ook rekening met een aantal dingen. Zo vermeld je bij de plaatsing van een sollicitatie hoe de screening en referentiecheck plaatsvindt. Je geeft het dus aan als je van plan bent om een ex-werkgever te bellen of dat je van plan bent om de persoon via internet op te zoeken. Ook ben je verplicht om te vermelden waarom het noodzakelijk is om dit allemaal te doen. Sollicitatiestukken zoals een mail, brief of c.v. mogen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk is. Een uitzondering is het wanneer de sollicitant vraagt of je dit wilt doen, voor eventuele toekomstige functies die ontstaan.

Meer informatie

De regelgeving rondom privacy en de AVG is nog redelijk aan verandering onderhevig. Via de website van de Kamer van Koophandel vind je nog meer informatie en dit zal ook actueel blijven.

Mocht je vanuit jouw expertise zelf over kennis beschikken die bij dit onderwerp zou passen, of zie je mogelijkheden tot de verbetering van deze tekst, dan zien we jouw bericht graag tegemoet via info@schakel025.in.

Meer kennis over Regelgeving

De gemeenteraad – hoe kan je het beste lobbyen

Dit artikel heeft betrekking op de gemeenteraad en bevat tips om invloed uit te oefenen op het...lees meer →

De arbeidsongeschiktheidsverzekering

In dit artikel gaan we in op de arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV) voor mensen die (deels) als zzp’er werkzaam...lees meer →

Download – format bestuursreglement

Op deze pagina kun je een voorbeeld van een bestuursreglement downloaden. Hierin worden de afspraken opgenomen die...lees meer →

Intellectueel eigendom

In dit artikel gaan we in op het intellectueel eigendom. Dat is een verzamelnaam voor de rechten...lees meer →

Belangenbehartigers en brancheorganisaties

In dit artikel vind je alle Belangenbehartigers en brancheorganisaties die we hebben kunnen vinden. Daarbij zijn we enorm...lees meer →

PRI&E, hoe en wat?

Dit artikel gaat over de PRI&E, wat staat voor Productie Risico Inventarisatie en Evaluatie. Wanneer je initiatief...lees meer →

Auteursrecht, gebruikersrecht en licenties

Dit artikel gaat onder andere over auteursrecht en het uitgeven van werk in licentie. Als je iets...lees meer →

Een vergunning aanvragen in Arnhem

Dit artikel gaat over het aanvragen van een vergunning en dient als informatiebron over de werkwijze en...lees meer →

De keuze voor een rechtsvorm

Dit artikel gaat over rechtsvormen en helpt je op weg om te kiezen welke het beste bij...lees meer →

Organisaties voor de exploitatie van auteursrecht

In dit artikel gaat het over organisaties die voor jou het auteursrecht kunnen exploiteren. Zij letten er...lees meer →

Buitenlocaties voor evenementen

Wanneer je in Arnhem een evenement in de openbare ruimte organiseert zijn er verschillende buitenlocaties mogelijk. Je...lees meer →

Download – Voorbeeld arbeidsovereenkomst

Op deze pagina kun je een voorbeeld van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd downloaden. Deze kan je...lees meer →

Statuten en uittreksels

Als je een tof initiatief of project wilt gaan uitvoeren dan komt daar ook een aantal plichtmatige...lees meer →

Regelgeving in de cultuursector

Wanneer je in de cultuursector werkzaam bent dan krijg je, net als in veel andere sectoren, te...lees meer →

Contact

Heb je vragen, of kun je niet vinden wat je zoekt? Neem dan gerust contact met ons op! Laat een bericht achter via dit contactormulier en we nemen zo snel mogelijk contact met je op.

Blijf op de hoogte

Schrijf je hier in voor onze nieuwsbrief.

Wij werken samen met de volgende partijen